Come portare a termine un progetto complesso

Ricordo che un collega svedese qualche anno fa introdusse così la riunione che doveva lanciare un programma pan-europeo riguardante l’e-commerce.

La situazione di partenza era molto diversa da nazione a nazione, l’intento si presentava complesso e l’armonizzazione dei sistemi richiesta poneva problemi tecnici e di relazione tra diversi dipartimenti aziendali. Dunque un boccone grosso – come un elefante – da risolvere. Come mangiare dunque l’elefante? “Tagliandolo a pezzetti”, rispose sorridendo il collega.

Pianificare e poi immergersi

In effetti il programma fu analizzato e scomposto in sottoprogetti più piccoli e quindi più gestibili. Proprio per questo, ebbe successo. Gli americani amano la sintesi e – mutuando il linguaggio dalle tecniche di immersione subacquea – dicono “plan your dive, dive your plan” che possiamo tradurre come “pianifica la tua immersione, immergiti nel tuo piano”.
Quando dobbiamo definire un programma siamo spesso tentati di saltare alle conclusioni e buttarci nell’operatività per vedere al più presto i risultati: è normale, siamo tutti immersi in una società frenetica in cui domina il fare, pensare sembra quasi un lusso. Ma non è questa la strada per ottenere i risvolti migliori. Dobbiamo infatti ricordarci dell’elefante e delle immersioni.

Definizione delle finalità e suddivisione

Per portare a termine un progetto complesso, quindi, come prima cosa bisogna definire in modo chiaro gli obiettivi, comprendere precisamente dove vogliamo andare (“pianifica la tua immersione”). A questo punto è importante suddividere il progetto in pezzi, definendo le risorse a disposizione e gli step intermedi che ci guideranno lungo la strada che ci porterà al risultato finale. Non a caso gli obiettivi intermedi sono definiti “pietre miliari” (“milestones” in inglese) nei software di pianificazione.

Strumenti per la valutazione dei progressi

Potremmo pensare a questo punto di essere a posto, gli obiettivi sono chiari e il piano è definito. Ma dobbiamo dotarci di strumenti di misurazione per valutare i nostri progressi, per poterci immergere nel nostro piano e seguirlo passo dopo passo nella sua evoluzione.
Quindi bisogna munirsi di indici da monitorare a scadenze predefinite, in modo da verificare se i risultati sono in linea con le attese ed eventualmente apportare dei correttivi in corsa.

Misurazioni quantitative e valutazioni qualitative

È importante che le misurazioni quantitative siano affiancate da valutazioni qualitative rilasciate dalle persone coinvolte. Se infatti i numeri sono fondamentali per valutare i risultati, non bisogna mai dimenticare che anche la percezione delle persone è importante. Un buon risultato è tale non solo se lo è effettivamente ma anche se è percepito come tale.

Paolo Strina

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