Come si mangia un elefante?

Ricordo che un collega svedese qualche anno fa introdusse così la riunione che doveva lanciare un progetto pan-europeo riguardante l’e-commerce.

La situazione di partenza era molto diversa da nazione a nazione, il progetto si presentava complesso e l’armonizzazione dei sistemi richiesta poneva problemi tecnici e di relazioni tra diversi dipartimenti aziendali. Dunque un boccone grosso – come un elefante – da inghiottire. Come mangiare dunque l’elefante? Tagliandolo a pezzetti rispose sorridendo il collega.

In effetti il progetto fu analizzato e scomposto in sottoprogetti più piccoli e quindi più gestibili: ed ebbe successo. Gli americani amano la sintesi e – mutuando il linguaggio dalle tecniche di immersione subacquea – dicono “plan your dive, dive your plan” che possiamo tradurre come “pianifica la tua immersione, immergiti nel tuo piano”.

Quando dobbiamo definire un progetto siamo spesso tentati di saltare alle conclusioni e buttarci nell’operatività per vedere al più presto i risultati: è normale, siamo tutti immersi in una società frenetica dove domina il fare e pensare sembra quasi un lusso. Ma non è questa la strada per ottenere i risultati migliori. Dobbiamo infatti ricordarci dell’elefante e delle immersioni.

Quindi come prima cosa dobbiamo definire in modo chiaro gli obiettivi, definire precisamente dove vogliamo andare (“pianifica la tua immersione”). A questo punto dobbiamo suddividere il progetto in pezzi (“un elefante si mangia a pezzetti”) definendo le risorse a disposizione e gli obiettivi intermedi che ci guideranno sulla strada del risultato finale a cui tendiamo: non a caso gli obiettivi intermedi sono definiti pietre miliari (milestones in inglese) nei software di pianificazione.

Potremmo pensare a questo punto di essere a posto, gli obiettivi sono chiari e il piano è definito. Ma dobbiamo dotarci di strumenti di misurazione per valutare i nostri progressi per poter immergerci nel nostro piano e seguirlo passo passo nei suoi progressi.

Quindi dobbiamo dotarci di indici da monitorare a scadenze predefinite in modo da verificare se i risultati sono in linea con le attese ed eventualmente apportare dei correttivi in corsa. È importante che le misurazioni quantitative  siano affiancate da valutazioni qualitative delle persone coinvolte. Se infatti i numeri sono fondamentali per valutare i risultati non dobbiamo mai dimenticare che anche le percezioni delle persone sono importanti. Un buon risultato è tale non solo se lo è effettivamente ma anche se è percepito come tale.

Paolo Strina

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