Come Trasformare un Processo Complesso in un Vantaggio Competitivo 

L’asset management rappresenta l’insieme delle attività dedicate alla gestione e al controllo dei beni aziendali. In particolare, riguarda la gestione dell’attivo di bilancio con un obiettivo preciso: massimizzare il rendimento delle risorse e ridurre i rischi operativi e contabili. L’inventario cespiti è la base informativa di tutto il sistema, il pilastro su cui poggiano tutte le decisioni strategiche. Senza un censimento accurato tutti i processi di asset management perdono di efficacia. 

Per molte aziende, però, l’inventario dei cespiti è ancora oggi un processo lungo, dispendioso e fonte di errori. File esportati dal gestionale che vanno riorganizzati manualmente, operatori impegnati per giorni sul campo con fogli e penne, controlli manuali per identificare discrepanze, e alla fine una fotografia del patrimonio aziendale che spesso lascia dubbi e zone d’ombra. 

Il risultato? Perdite di tempo, rischio di errori e scarsa visibilità sul reale valore degli asset aziendali. 

 

La soluzione Phloema per eliminare la complessità 

Inventory Assets è il software sviluppato per la gestione dei cespiti e dell’inventario aziendale, progettato per rendere il processo rapido, strutturato e affidabile. 

Grazie a questa soluzione è possibile: 

• conoscere con precisione i beni fisici presenti in azienda; 

• verificare la corrispondenza tra inventario fisico e libro cespiti; 

• mantenere il registro dei cespiti costantemente aggiornato; 

• migliorare il controllo patrimoniale e la qualità dei dati contabili. 

 

La nostra soluzione si basa su sei passaggi fondamentali: 

1. Caricamento dati dal gestionale:  

I dati provenienti dal gestionale aziendale del cliente vengono importati in Inventory Assets in formato CSV, senza limiti di colonne o di informazioni, consentendo una prima visione completa e centralizzata. 

 2. Ottimizzazione dei dati:  

Utilizziamo TableFlip per semplificare l’elaborazione delle  informazioni, selezionando solo i dati rilevanti; e  preparando un file operativo; privo di informazioni superflue e facilmente utilizzabile.

3. Identificazione delle location: 

Un inventario efficace non riguarda solo quanti beni ci sono, ma anche dove si trovano.  

Il software permette di mappare gli ambienti aziendali attraverso l’identificazione gerarchica delle diverse aree (edificio > piano > reparto > stanza), individuate mediante etichette barcode o RFID.  

In questo modo, ogni bene viene associato a una posizione precisa, migliorando: 

• la tracciabilità degli asset; 
• l’organizzazione degli spazi; 
• il controllo operativo.

4. Inventario sul campo semplice ed efficiente:  

Gli operatori svolgono l’attività di rilevazione tramite un’app mobile intuitiva e utilizzabile anche offline.  

La registrazione dei beni avviene attraverso tecnologie barcode o RFID, che permettono di lavorare rapidamente e in sicurezza su grandi volumi di asset.  

Il sistema consente inoltre di associare foto e descrizioni a ogni bene, di aggiornare i dati in tempo reale, di individuare rapidamente i beni in ciascuna stanza o reparto e di identificare facilmente eventuali articoli mancanti. 

5.Esportazioni tracciate e sicure:  

I dati raccolti sul campo vengono sincronizzati sul server, registrando utente, data e ora, consentendo di tracciare, consultare e verificare tutto il lavoro. 

6.Riconciliazione senza stress: 

Inventory Assets permette una riconciliazione fisico-contabile precisa e documentata, che viene svolta da remoto con il supporto dell’Intelligenza Artificiale, massimizzando l’efficienza e riducendo al minimo l’impatto sull’operatività dei clienti. 

L’integrazione dell’Intelligenza Artificiale nel software è stata realizzata con il contributo del Programma Regionale del Fondo Europeo di Sviluppo Regionale/PR FESR 2021-2027 di Regione Lombardia, bando “Transizione Digitale”.

Output finale e risultati 

Al termine del processo, l’azienda cliente ottiene un report di inventario contenente: 

• I beni mancanti o non più presenti; 

• I nuovi asset trovati, ma non registrati in contabilità; 

• I valori di carico e ammortamento e il valore residuo degli asset, calcolati in automatico; 

• la valorizzazione delle differenze tra beni riconciliati e non trovati. 

Il risultato è una maggiore trasparenza patrimoniale e un supporto concreto alle decisioni aziendali. 

 

Phloema: un metodo di lavoro completo 

Phloema offre un servizio integrato che include: 

• fornitura del software e dell’hardware necessari; 

• formazione del personale aziendale; 

• supporto operativo o intervento diretto per l’esecuzione dell’inventario; 

• gestione completa della riconciliazione fisico-contabile. 

Grazie a un approccio strutturato e tecnologicamente avanzato, Phloema supporta le aziende nell’implementazione di un sistema di asset management efficiente, preciso e orientato al valore. 

 

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