Come Trasformare un Processo Complesso in un Vantaggio Competitivo
L’asset management rappresenta l’insieme delle attività dedicate alla gestione e al controllo dei beni aziendali. In particolare, riguarda la gestione dell’attivo di bilancio con un obiettivo preciso: massimizzare il rendimento delle risorse e ridurre i rischi operativi e contabili. L’inventario cespiti è la base informativa di tutto il sistema, il pilastro su cui poggiano tutte le decisioni strategiche. Senza un censimento accurato tutti i processi di asset management perdono di efficacia.
Per molte aziende, però, l’inventario dei cespiti è ancora oggi un processo lungo, dispendioso e fonte di errori. File esportati dal gestionale che vanno riorganizzati manualmente, operatori impegnati per giorni sul campo con fogli e penne, controlli manuali per identificare discrepanze, e alla fine una fotografia del patrimonio aziendale che spesso lascia dubbi e zone d’ombra.
Il risultato? Perdite di tempo, rischio di errori e scarsa visibilità sul reale valore degli asset aziendali.
La soluzione Phloema per eliminare la complessità
Inventory Assets è il software sviluppato per la gestione dei cespiti e dell’inventario aziendale, progettato per rendere il processo rapido, strutturato e affidabile.
Grazie a questa soluzione è possibile:
- conoscere con precisione i beni fisici presenti in azienda;
- verificare la corrispondenza tra inventario fisico e libro cespiti;
- mantenere il registro dei cespiti costantemente aggiornato;
- migliorare il controllo patrimoniale e la qualità dei dati contabili.
La nostra soluzione si basa su sei passaggi fondamentali:
1. Caricamento dati dal gestionale:
I dati provenienti dal gestionale aziendale del cliente vengono importati in Inventory Assets in formato CSV, senza limiti di colonne o di informazioni, consentendo una prima visione completa e centralizzata.
2. Ottimizzazione dei dati:
Utilizziamo TableFlip per semplificare l’elaborazione delle informazioni, selezionando solo i dati rilevanti; e preparando un file operativo; privo di informazioni superflue e facilmente utilizzabile.
3. Identificazione delle location:
Un inventario efficace non riguarda solo quanti beni ci sono, ma anche dove si trovano.
Il software permette di mappare gli ambienti aziendali attraverso l’identificazione gerarchica delle diverse aree (edificio > piano > reparto > stanza), individuate mediante etichette barcode o RFID.
In questo modo, ogni bene viene associato a una posizione precisa, migliorando:
- la tracciabilità degli asset;
- l’organizzazione degli spazi;
- il controllo operativo.
4. Inventario sul campo semplice ed efficiente:
Gli operatori svolgono l’attività di rilevazione tramite un’app mobile intuitiva e utilizzabile anche offline.
La registrazione dei beni avviene attraverso tecnologie barcode o RFID, che permettono di lavorare rapidamente e in sicurezza su grandi volumi di asset.
Il sistema consente inoltre di associare foto e descrizioni a ogni bene, di aggiornare i dati in tempo reale, di individuare rapidamente i beni in ciascuna stanza o reparto e di identificare facilmente eventuali articoli mancanti.
5.Esportazioni tracciate e sicure:
I dati raccolti sul campo vengono sincronizzati sul server, registrando utente, data e ora, consentendo di tracciare, consultare e verificare tutto il lavoro.
6.Riconciliazione senza stress:
Inventory Assets permette una riconciliazione fisico-contabile precisa e documentata, che viene svolta da remoto con il supporto dell’Intelligenza Artificiale, massimizzando l’efficienza e riducendo al minimo l’impatto sull’operatività dei clienti.
Output finale e risultati
Al termine del processo, l’azienda cliente ottiene un report di inventario contenente:
- I beni mancanti o non più presenti;
- I nuovi asset trovati, ma non registrati in contabilità;
- I valori di carico e ammortamento e il valore residuo degli asset, calcolati in automatico;
- la valorizzazione delle differenze tra beni riconciliati e non trovati.
Il risultato è una maggiore trasparenza patrimoniale e un supporto concreto alle decisioni aziendali.
Phloema: un metodo di lavoro completo
Phloema offre un servizio integrato che include:
- fornitura del software e dell’hardware necessari;
- formazione del personale aziendale;
- supporto operativo o intervento diretto per l’esecuzione dell’inventario;
- gestione completa della riconciliazione fisico-contabile.
Grazie a un approccio strutturato e tecnologicamente avanzato, Phloema supporta le aziende nell’implementazione di un sistema di asset management efficiente, preciso e orientato al valore.